社内の稟議も無事にクリアし、いざプロジェクトが始まるとなるとプロジェクト体制を考えていくことになるわけですが、多くの企業においては初めての自動化設備の導入プロジェクトで、かつセンター立ち上げとも絡んできたりするような大規模プロジェクトになるケースがあります。

そうした時、「自分たちでうまくやりきれるだろうか」と不安にな気持ちになることはないでしょうか？経験者もいなければプロジェクト型の仕事に慣れたメンバーも決して多くない状況だと思いますのでそのようなお悩みを感じられていることも決して珍しくありません。

この記事ではそういった状況になった時の手立てとして外部企業の力を借りてプロジェクトを推進すること、PMO（Project Management Office）の活用の有用性について解説していきたいと思います。

PMOとは

一般社団法人日本PMO協会によると、PMOは以下の通りに定義されています。

PMOとは”Project Management Office(*1)”の略です。日本語では「プロジェクトマネジメントオフィス」、「プログラムマネジメントオフィス」と一般的に呼ばれます。

PMOは、組織内における個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門や構造システムをいいます。

一般的なPMOの主な役割は以下の通りです。

1.プロジェクトマネジメント方式の標準化
2.プロジェクトマネジメントに関する研修など人材開発
3.プロジェクトマネジメント業務の支援
4.プロジェクト間のリソースやコストの各種調整
5.個別企業に適応したプロジェクト環境の整備
6.その他付随するプロジェクト関連管理業務

非常に分かりやすくまとめられていますが、要するにプロジェクトが滞りなく推進できるような環境整備をしてプロジェクトの品質を上げるための機能・機関のことですね。どうしてもプロジェクト業務を推進しているメンバーだけでは見きれないことや、やりきれないことが多くあります。そういった仕事を引き受けてプロジェクト横断的に潤滑油のように仕事を進めていくのです。

PMOそのものの意義や価値はいくつもの書籍やWeb記事で言及されているので、本記事で詳細に紹介することはしませんが、プロジェクト、その中でも多くのステークホルダーを巻き込みながら進めていく大型のプロジェクトにおいては特に有効であるといえます。

PMOは社内のメンバーで構成するケースもあれば、コンサルティングファームにお願いをする形で外部メンバーで構成するケースもあります。予算や人的リソースに合わせて判断していきましょう。

自動化プロジェクトではPMOに何を依頼すべきか

では、自動化プロジェクトにおいてはPMOはどのように活用していくと良いのでしょうか。弊社でも自動化プロジェクトのPMOをこれまで何件もサポートさせていただいておりますが、その中でも圧倒的にご要望が多いのがプロジェクトマネジメントの業務支援となります。

プロジェクトマネジメントの業務支援の具体的な内容は以下のあたりが中心となってきます。

①マスタースケジュールとタスクスケジュールの作成
②タスクスケジュールの進捗管理
③課題・リスク管理あたりが中心となってきます。

プロジェクトを俯瞰的に見ているからこそ抜け漏れやリスクに気づきやすく、プロジェクトの品質を高めることにつながります。その他、プロジェクトマネジメントの業務支援だけではなく、広義にPMOの仕事を捉えればプロジェクトマネージャーが行っている業務のサポートということにはなりますのでプロジェクトマネージャーが他にどんな業務を行わないといけないのか、補って欲しい部分は他にあるか、といった視点で支援を相談してみるのもとても重要なアクションになります。

自動化プロジェクトにPMO導入する3つのメリット

プロジェクトメンバーだけでプロジェクトを推進していくのではなく、PMOを導入する価値やメリットはどういったところにあるのでしょうか。自動化プロジェクトにPMOを導入する主要なメリットを3つご紹介します。

メリット1：多岐にわたるタスクの進捗を俯瞰的に抜けもれなくチェックできる

自動化設備を導入していくプロジェクトは大型化・長期化しやすくタスクの量もかなりの量になります。かつステークホルダーも複数出てくることもあるため高度なプロジェクトマネジメントスキルが必要となってきます。そんな時、多岐に渡るタスクを管理しながら期日通りにプロジェクトを進めていく上でPMOの存在は非常に有効に作用します。

メリット2：他社の自動化設備導入プロジェクト経験によるノウハウの注入が期待できる

外部にPMOを依頼する場合に限られますが、自動化設備の導入プロジェクトを経験しているメンバーにPMOとして入ってもらえる場合は具体的なノウハウの注入が期待できます。

ここにはこういう落とし穴があるからスケジュールはこういう組み立てが良い、ここは失敗が多いので入念にチェックをしながら進めるようなアプローチが良い、といったタスク設計やスケジュール設計にプラスの作用をもたらしてくれます。

これは自動化設備導入を経験しているPMOにしか期待できない要素になってきますので、外部に依頼する際に同様のプロジェクトマネジメント・PMO経験があるかどうかを確認するようにしましょう。

メリット3：社内メンバー同士だと言いにくいことも言ってくれる

これは部内メンバーでプロジェクト体制を組んだ時によく起きがちですが、プロジェクトメンバーは先輩後輩、特には上司部下といった関係になることが珍しくありません。

プロジェクトを進めていく際に進捗管理やタスク管理をしている後輩が、先輩のタスクを確認する際にもし遅延があった場合、厳しく言及していくことや目処を立てることが遠慮も入りなぁなぁになってしまいます。その結果タスクが宙に浮いたままになってしまったり、プロジェクトに遅延が発生してしまったりとプロジェクトにマイナスの影響を与えてしまうことに繋がりかねません。

そんな時、PMOはプロジェクトメンバーと直接的な利害関係がありませんのでプロジェクトを進めていくために誰であろうと必要な確認をきっちりと行っていきます。実はこれがとても喜ばれることが多く、意外なニーズがあったりもするのですが、こういった使い方ができるのもPMOを導入するメリットとなります。

PMOの力を借りてプロジェクトを推進する手段も

いかがでしたでしょうか。PMOというと何をしてくれる人なのかパッとイメージが浮かばない人も多いと思いますが、概要を理解して使えそうかも、と思ったら一度話を聞いてみることをオススメします。プロジェクトの転ばぬ先の杖として貴社のプロジェクトを成功に導いてくれるかもしれません。